e-Content Plus
Administracja samorządowa zobowiązana jest dziś do wprowadzenia nowych metod i narzędzi wspomagających zarządzanie informacją ( treścią) wymienianą pomiędzy urzędem, a obywatelami, instytucjami i podmiotami gospodarczymi. Wynika to z nowych uregulowań prawnych, potrzeby usprawnienia pracy urzędu, lepszej obsługi interesantów, podniesienia efektywności działań, konkurencyjności w przyciąganiu inwestorów, przejrzystości działań publicznych itp. Większość dotychczasowych wdrożeń systemów informatycznych dotyczyła zadań rzeczowych urzędu ( systemy ewidencyjne, systemy podatkowe, systemy finansowo-księgowe itp.). Obecnie dla osiagnięcia nowych celów konieczne jest wprowadzanie systemów klasy "e-administracja" z usługami udostępniania informacji zdalnie oraz możliwością bieżącego monitorowania stanu spraw i korespondencji.
PPUH Plus Sp. z o. o. od wielu lat działa na rynku administracji publicznej i posiada duże kompetencje w tym zakresie. Współpracujemy z ponad 150 Urzędami Miast i Gmin, Starostwami Powiatowymi z Wielkopolski oraz z innych regionów kraju. Pozwoliło to nam na opracowanie nowych systemów wspomagania zarządzania administracją samorządową ze szczególnym uwzględnieniem procesów zarządzania obiegiem dokumentów i spraw. Zbudowaliśmy nowoczesny system pod nazwą "e-Content Plus" zgodny z architekturą "services oriented" z wykorzystaniem platformy oprogramowania "open source". Tym samym spełniamy najnowsze tendencje i wskazania w zakresie technologii i funkcjonalności systemów wpomagania zarządzania dla administracji publicznej określane w dokumentach polskich takich jak "Strategia budowy społeczeństawa informacyjnego e-Polska" , czy dokumentach europejskich przyjętych np. w programie "e-Europe 2005".
Celem tego systemu jest zapewnienie sprawnego działania urzędu zgodnie z wymogami Instrukcji Kancelaryjnej oraz przygotowanie wszelkich uchwał i zarządzeń tworzonych i realizowanych w urzędzie do ich publikowania m.in. w ramach Biuletynu Informacji Publicznej (BiP).
System składa się obecnie z dwóch modułów :
Docelowo system ten będzie rozwijany o kolejne moduły wspomagania zarządzania jakością i w połączeniu z usługami portalowymi o moduł zdalnej obsługi wszelkich spraw z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Jest to system otwarty umożliwiający dalszą rozbudowę i wymianę danych zgodnie z otwartymi standardami światowymi.
System "e-Content Plus" może współpracować z oprogramowaniem portalu internetowego oferowanego przez Wielkopolski Ośrodek Kształcenia i Studiów Samorządowych i stanowi bazę dla sukcesywnego wdrażania pełnych usług "e-administracji" (upublicznianie informacji zgodnie z warunkami ustawowymi i rozporządzeniem w sprawie BiP, obsługa standardowych formularzy, monitorowanie spraw, docelowa obsługa transakcji).
e-SoS nowoczesny system zintegrowanej obsługi spraw i korespondencji
System e-SoS zapewnia kompleksową obsługę procesów obiegu spraw i korespondencji w urzędach administracji publicznej zgodnie z wymaganiami Instrukcji Kancelaryjnej oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. W przypadku zastosowania systemu w innych instytucjach i przedsiębiorstwach istnieje możliwość definiowania własnych słowników spraw i słowników pomocniczych. e-SoS jest systemem klasy "back-office" umożliwiającym docelowo zastosowanie usług określanych mianem "e-administracja".
Funkcje:
- Kompatybilność systemu z wewnętrzną instrukcją kancelaryjną i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt ( jeżeli obowiązuje)
- Definiowanie struktury instytucji oraz możliwość jej modyfikacji (zarządzanie użytkownikami, tworzenie grup, dedykacja użytkowników do kilku grup, zarządzanie uprawnieniami)
- Zarządzanie korespondencją i dokumentami
(rejestracja, wprowadzanie, weryfikacja, edycja, przeglądanie, archiwizacja, tworzenie wzorców, tworzenie pism, współpraca z systemami skanowania dokumentów, współpraca z oprogramowaniem typu Office, obsługa procesu od "wejścia do wyjścia " z podziałem na proces : rejestracji, dekretacji na pracowników, przekazywania do innych komórek organizacyjnych, rejestracja korespondencji zewnętrznej w kancelarii ogólnej i/lub w komórkach organizacyjnych, pełna obsługa korespondencji wewnętrznej, obsługa korespondencji wychodzącej przez kancelarię ogólną i/lub komórki organizacyjne, obsługa plików z dokumentami w formie po skanowaniu i tekstowej, obsługa ( metryka) pism wchodzących, wychodzących i dokumentów wewnętrznych w kancelarii i komórkach organizacyjnych, wielopoziomowa dekretacja, wyszukiwanie dokumentów wg różnych atrybutów, obsługa dokumentów otrzymywanych lub wysyłanych pocztą elektroniczną, faksem sieciowym, generowanie standardowych odpowiedzi na pisma wchodzące na podstawie wzorców definiowanych w systemie ( opcja)
- Monitorowanie procesów
kontrola terminów załatwiania spraw, standardowe i indywidualne ustawianie wartości krytycznych (terminów) dla spraw, informacja o przekroczeniu dopuszczalnego progu dla wybranych wartości krytycznych, kontrola procesu archiwizacji, przeglądanie spraw w toku,
- Zarządzanie sprawami
obsługa Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) i/lub własnych słowników spraw, obsługa listy spraw i teczek, łączenie dokumentów w sprawy i teczki, system zarządzania użytkownikami i uprawnieniami, monitoring stanu realizacji sprawy, koordynacja zadań realizowanych przez kilka komórek jednocześnie, system akceptacji i potwierdzeń
- Raportowanie systemu obiegu dokumentów i spraw
raportowanie na poziomie grupy, na poziomie kierownictwa, generowanie raportów statystycznych, analityka i synteza systemu
- Rejestry specjalne
wydzielenie rejestrów spraw specjalnych i ich obiegu (np. rejestr skarg)
- Archiwizacja dokumentów
archiwizacja dedykowana i automatyczna, dostęp w sposób ciągły do dokumentów bieżących i archiwalnych, wykorzystanie różnych nośników archiwizacji, obsługa dokumentów usuniętych z archiwum, tworzenie kopii bezpieczeństwa
- Współpraca z SZBD
możliwość importu i eksportu danych z istniejących aplikacji ( wg ustaleń z autorami aplikacji)
- Standaryzacja
polskojęzyczny interfejs z użytkownikiem, polskojęzyczne wartości danych przechowywanych w systemie ( sortowanie, reprezentacja dat, liczb) polskojęzyczna dokumentacja użytkowa, aktualizacja w standardzie XML
- Możliwość indywidualnego strojenia i modułowej rozbudowy systemu
e-R@Z wspomaganie procesu tworzenia i publikowania prawa lokalnego
System e-R@Z zapewnia kompleksową obsługę procesu tworzenia, gromadzenia, wyszukiwania i eksportu wszelkich projektów, uchwał, zarządzeń, postanowień i decyzji oraz eksport danych do witryny internetowej zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o Dostępie do Informacji Publicznej. System jest przeznaczony dla administracji publicznej, banków, instytucji i przedsiębiorstw. W systemie uwzględnia się zmiany określone ustawą z dnia 15 lutego 2002 roku - o zmianie ustawy o samorządzie gminnym, ustawy o samorządzie powiatowym, ustawy o samorządzie województwa.
Funkcje systemu
Opis systemu
System pozwala na tworzenie wszelkich baz dokumentów prawnych typu: uchwały, postanowienia, zarządzenia, decyzje, sprawozdania oraz rejestrów protokołów, posiedzeń, interpelacji.
Wspomaga pełen proces tworzenia, aktualizacji, raportowania i publikowania treści w/w dokumentów.
Aplikacja pozwala na tworzenie słowników określających dziedzinowo zakres przynależności tworzonego aktu, słowników pomocniczych opisujących dodatkowe uwagi, podział na komisje i grupy wnioskodawców i odbiorców, podpowiedzi systemowe.
Monitorowanie procesu tworzenia i wykonania aktu wewnętrznego jest możliwe przez selektywny wybór i raportowanie oraz stały podgląd do baz na każdym poziomie z uwzględnieniem posiadanych uprawnień.
Kreowanie raportów jest dynamiczne zgodnie z definicją zakresu wyboru wyszukiwanych treści i określonym zakresem zawartości raportu.
Interfejs graficzny z aplikacją zapewnia łatwość obsługi systemu i jest intuicyjnie zgodny z powszechnie obowiązującymi umiejętnościami użytkowników korzystających ze środowiska MS WINDOWS.
Wprowadzono pakiety uprawnień określających każdego użytkownika aplikacji, jego przynależność do grupy (wydział, referat, departament), poziomy uprawnień i zakres uprawnień do poszczególnych baz.
Wszystkie operacje w systemie e-R@Z są rejestrowane w zakresie identyfikacji użytkownika oraz czasu.
Każdy akt w systemie e-R@Z może się składać z dowolnej liczby dokumentów (plików) w dowolnym akceptowanym komputerowo formacie.
Akceptacja poprawności dokumentu w systemie e-R@Z jest realizowana przez potwierdzenie osób posiadających wymagane uprawnienia (radca prawny, naczelnik wydziału, dyrektor departamentu).
Publikowanie danych w systemie e-R@Z jest organizowane przez kontrolowany proces replikacji do witryny internetowej.
Technologia systemu
System "e-Content Plus" jest zbudowany zgodnie z najnowszymi otwartymi standardami budowy aplikacji dla administracji publicznej i technologiami umożliwiającymi modułową rozbudowę, wymianę danych z innymi systemami, udostępnianie danych poprzez usługi intranetowe i internetowe. System cechuje:
Nasza oferta:
Oferujemy pełne wdrożenie systemu "e-Content Plus" w dowolnym urzędzie administracji publicznej. Określamy zakres funkcjonalny i procesowy dla danego urzędu i możliwość indywidualnego strojenia systemu. Dostarczamy razem z systemem niezbędna platformę sprzętową i systemową ( system operacyjny, system bazy danych). W przypadku istnienia wymaganego środowiska systemowego , konfigurujemy je zgodnie z potrzebami aplikacji. System "e-Content Plus" może być dostarczany i wdrażany modułowo ( oddzielnie każdy z systemów). Zapewniamy właściwe szkolenie użytkowników zgodnie z wymaganiami i uprawnieniami dla danego stanowiska pracy w systemie. Zapewniamy ciagły nadzór aplikacji, zdalne zarządzanie zmianami , umowę opieki autorskiej.
Warunkiem wdrożenia pełnego sytemu jest instalacja serwera aplikacji w sieci komputerowej urzędu. Serwer ten może być zbudowany na bazie systemu MS WINDOWS lub systemu LINUX. Może to być serwer współdzielony z innymi aplikacjami o ile jego konfiguracja zapewni wymaganą wydajność i bezpieczeństwo przetwarzania. Dla potrzeb pełnego systemu wymagany jest serwer w konfiguracji klasy: procesor INTEL PENTIUM 4, pamięc RAM 512 MB, dyski SCSI ( 2xHDD lub macierz dyskowa). Dla użytkownika systemu wymagane jest stanowisko sieciowe z systemem MS WINDOWS i przeglądarką internetowa typu Internet Explorer.
Cena systemu jest każdorazowo określana w zależności od zakresu wdrożenia oraz spełnienia wymaganych warunków instalacji.
Wdrożenia systemu "e-Content Plus"
- Urząd Gminy w Jarocinie
- Urząd Gminy w Szydłowie
- Urząd Gminy w Międzychodzie
- Urząd Gminy w Rawiczu
- Urząd Miasta w Luboniu
- Urząd Gminy w Ostrowie Wielkopolskim
- Urząd Gminy w Trzciance
- Urząd Gminy w Wągrowcu
- Urząd Miasta w Wągrowcu
- Urząd Gminy w Komornikach
- Urząd Gminy Przygodzice
- Urząd Gminy Krzykosy
- Urząd Gminy Kostrzyn
- Urząd Gminy w Koźminku
- Urząd Miasta i Gminy Nowe Skalmierzyce
- Urząd Gminy w Mosinie
- Urząd Gminy w Pniewach
- Urząd Gminy Tarnowo Podgórne
- Urząd Gminy w Kórniku
- Urząd Miejski w Puszczykowie
- Urząd Gminy Kleszczewo
- Urząd Miejski w Chodzieży
- Urząd Miejski w Stęszewie
- Urząd Gminy w Czarnkowie
- Urząd Gminy w Jastrowiu
- Urząd Gminy w Kwilczu
- Urząd Gminy w Grodzisku Wielkopolskim
- Starostwo Powiatowe w Chodzieży
- Starostwo Powiatowe w Wrześni
- Powiat Czarnkowsko-Trzcianecki
- Starostwo Powiatowe w Środzie Wielkopolskiej
- Starostwo Powiatowe w Grodzisku Wielkopolskim
- Starostwo Powiatowe w Jarocinie
- Starostwo Powiatowe w Wolsztynie
- Poznańska Spółdzielnia Mieszkaniowa "WINOGRADY"
- MERAZET S.A. w Poznaniu